Бенчмаркинг — непрерывный систематический процесс определения наивысших показателей

Что это такое?
Бенчмаркинг — непрерывный систематический процесс определения наивысших показателей, достигнутых ведущими организациями в их стремлении к превосходству, и навыков, которые им потребовались, а также стимулирование на этой основе усилий собственной организации по повышению эффективности ее работы на всех структурных уровнях. Это стратегия стимулирования изменений и оптимизации показателей деятельности.
Когда это применяется?
Бенчмаркинг используется в основном для сравнения собственных процессов и показателей с таковыми признанных лидеров отрасли.
Исходя из этого оценивается разрыв в показателях между данной организацией и ее самым успешным конкурентом. Обычно для бенчмаркинга используют такие процессы, как маркетинг, продажи, закупки, совершенствование технологии, разработка новой продукции и логистика. В зависимости от избранного объекта бенчмаркинг подразделяется на внутренний, конкурентный, процессный и стратегический.
Внутренний бенчмаркинг
Внутренний бенчмаркинг предполагает сравнение внутренних подразделений (видов деятельности и процессов) в самой компании. Обычно он представляет интерес для крупных организаций, которые определяют, не выполняют ли какие-то подразделения и отделы те же виды работы более эффективно и действенно, чем другие.
Конкурентный бенчмаркинг
Конкурентный бенчмаркинг предполагает сравнение компании с прямыми конкурентами. Операции и процессы этих конкурентов оценивают и сопоставляют с собственными операциями и процессами. Зная, что сделал конкурент и чего не хватает вашей организации, вы можете скорректировать собственные процессы, чтобы повысить их эффективность и выпускать лучшую и более дешевую продукцию. Например, если производитель программного обеспечения хочет укрепить свои конкурентные позиции, он может попытаться установить, что именно предприняла в свое время Microsoft, чтобы стать лидером рынка.
Процессный бенчмаркинг
Процессный бенчмаркинг предполагает поиск лучшего в своем классе по определенному процессу — неважно, конкурент это или нет и в какой отрасли он работает. Например, химическая компания может сравнить свою логистическую деятельность с тем, что делает в этой области производитель электроники.
Стратегический бенчмаркинг
Стратегический бенчмаркинг используют, чтобы добиться резкого повышения производительности труда и роста объема производства с целью укрепления своих конкурентных позиций. Для этого компания должна совершить большой скачок, прорыв, а самостоятельно такое сделать сложно. Данная разновидность бенчмаркинга может использоваться для целей стратегического планирования, потому что она позволяет определить относительные конкурентные позиции всех видов деятельности и, соответственно, предложить оптимальный курс. Стратегический бенчмаркинг может осуществляться несколькими способами, в частности:
• сравнением собственной стратегии и финансовых показателей компании со стратегией и показателями ее конкурентов;
• анализом сильных и слабых сторон конкурентов и определением на этой основе, в каких областях компания может превзойти своих конкурентов и какие улучшения ей необходимы для повышения своей конкурентоспособности.
Как это применяется?
Проведение бенчмаркинга предполагает несколько шагов.
1. Выберите объект для бенчмаркинга. На этом этапе определяют, какие функции, задачи, процессы или виды деятельности в вашей организации должны быть подвергнуты процедуре бенчмаркинга. С учетом критических факторов успеха (факторов, имеющих решающее значение для организации) для бенчмаркинга выбирают один или более процессов. Как это делается, будет показано в главе 5.
Сформируйте команду, которая составит подробную схему процессов: определите этапы этих процессов и последовательность операций, процедуру для каждого этапа, соответствующие показатели эффективности, ресурсы на «входе» и результаты на «выходе», а также запросы потребителей. На этой стадии также формулируют цели проекта, выясняют, какие данные необходимо собрать, и составляют пробный список вопросов.
2. Определите партнеров по бенчмаркингу. С кого вы собираетесь брать пример? Критериями отбора партнеров по бенчмаркингу могут служить, в частности, их лучшие по сравнению с субъектом бенчмаркинга или в своем классе показатели, конкурентоспособность в своей сфере, наличие надежной информации о партнере. Для выбора партнеров по бенчмаркингу требуется использовать несколько источников информации, таких как базы данных, отраслевые журналы, газеты, банковские отчеты, годовые отчеты конкурентов, конференции специалистов, консалтинговые агентства, университеты и т.д. Полезно также побеседовать с потребителями, поставщиками, служащими, банкирами.
3. Соберите информацию. Данные об эффективности процесса партнеров по бенчмаркингу собирают посредством проведения опросов, консультаций с деловыми партнерами, анализа материалов исследований и технических журналов. Тщательно изучают процесс партнера и соответствующие методы работы, оценивают показатели деятельности, собирают количественные и качественные данные.
4. Проанализируйте информацию.
5. Определите разрыв в показателях деятельности между организацией и ее партнером по бенчмаркингу. После того как данные о партнере собраны, оценены и проанализированы, их сопоставляют с соответствующими показателями собственной организации. Исходя из этого определяют существующий разрыв в показателях между собственной организацией и партнером по бенчмаркингу. Различия в используемых методах работы и причины расхождения в показателях оформляют документально. При этом особенно важно ответить на вопрос, почему собственный процесс не столь эффективен и действен, как лучший в своем классе.
6. Сформулируйте функциональные цели. На основании результатов бенчмаркинга формулируют новые функциональные цели, с тем чтобы преодолеть разрыв в показателях. Кроме того, результаты бенчмаркинга необходимо интегрировать в политику компании — это позволит облегчить реализацию возможностей по улучшению.
7. Разработайте планы действия. Теперь цели нужно превратить в конкретные планы. Эти планы должны содержать ответы на следующие вопросы: «Когда, с какой целью и какие меры следует предпринять?», «Каким образом можно успешно осуществить изменения?», «Кто, что и каким образом будет делать?» и «Кто за что будет отвечать?».
8. Выполните планы, убедитесь, что они дали результаты, и оцените достигнутый прогресс. Это этап реализации мер по улучшению работы организации и осуществления изменений. В ходе данного процесса необходимо постоянно следить за тем, чтобы все шло по плану, проверять, меняется ли (и как именно) процесс на самом деле и достигаются ли цели бенчмаркинга. Исходя из этого при необходимости делаются поправки.
9. Начните все сначала. Бенчмаркинг не единовременный акт, а процесс непрерывного улучшения. Всегда можно найти иные, более эффективные методы. Конкуренты не стоят на месте, и со временем появляется новая, лучшая практика.